Prowadzenie biznesu w czasach rozwoju technologii oraz ograniczeń wynikających z pandemii stało się znacznie trudniejsze niż jeszcze kilka lat temu. Coraz więcej firm poszukuje technologicznych narzędzi dla biznesu, które pomogą w jego prowadzeniu, czy też w zarządzaniu pracownikami.
Do czego wykorzystać takie narzędzia? Jeśli działasz w branży hazardowej, możesz zbierać kasyna internetowe opinie, by podglądać konkurencję. Możesz także usprawnić komunikację pomiędzy twoimi pracownikami czy sprawić, żeby w każdej chwili mieli podgląd na aktualny status prowadzonych przez nich projektów.
Zanim zaczniesz wyszukiwać technologie, które będą idealne dla twojego biznesu, musisz zastanowić się, jaki efekt chcesz osiągnąć. Wiele firm traktuje narzędzia dla technologii jak magiczne różdżki, które po wdrożeniu natychmiast poprawią sytuację w firmie. Niestety, to od kadry zarządzającej i pracowników firmy zależy, czy w pełni wykorzystają potencjał nowych technologii.
Narzędzia do komunikacji
Pierwszą grupą narzędzi są te związane z komunikacją. W dobie COVID-19 wiele firm zdecydowało się na korzystanie nie tylko ze wsparcia finansowego, ale również na przeniesienie działalności w tryb pracy zdalnej. Sprawna komunikacja okazała się rzeczą kluczową, a klasyczne spotkania zastąpione zostały telekonferencjami.
Narzędzi do komunikacji jest wiele – Slack, Microsoft Teams czy Zoom należą do najpopularniejszych. Każde z nich ma swoje zalety i wady, i najlepiej byłoby wypróbować je wszystkie. Najważniejsza dla twojej firmy jest odpowiedź na pytanie, czy bardziej potrzebujesz komunikacji pisemnej, czy głosowej. Komunikacja w zespole projektowym wymaga często łączenia tych form, jednak wiele zespołów ma jedną, preferowaną opcję.
Warto też w niektórych sprawach wprowadzić w firmie opcje ankiet – Slack posiada możliwość ich tworzenia domyślnie, możesz też znaleźć do tego dedykowane narzędzia. Dzięki temu wybór jednej opcji z kilku predefiniowanych nie będzie wymagał odczytania kilku, a nawet i kilkunastu maili.
Warto też słuchać pracowników i ich opinii na temat wykorzystywanych narzędzi. W końcu nic ci po najlepszych programach, jeśli nikt nie zdecyduje się z nich korzystać.
Narzędzia do zarządzania zadaniami
Współczesny rynek często zmusza firmy do jednoczesnego działania na wielu frontach. Niczym dziwnym jest wykonywanie kilku projektów dla kilku klientów, podzielonych na wiele etapów. Zarządzanie tym w głowie prezesa lub kalendarzu brzmi jak przepis na katastrofę.
Klara Czerwińska, zajmująca się na co dzień marketingiem, regularnie korzysta z Trello. Jest to darmowe narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala na podzielenie dużej ilości prac na mniejsze części, konkretne etapy i zadania. Co więcej, system umożliwia wyświetlenie statusu konkretnych zadań, dzięki czemu każdy korzystający z tego narzędzia wie, czego jeszcze brak do zakończenia projektu.
Branża IT jako standard wybrała sobie narzędzia firmy Attlasian, takie jak np. Jira. To bardzo podobne w założeniach narzędzie pozwala na znacznie bardziej zaawansowane zarządzanie zadaniami, zwłaszcza w projektach o większym stopniu skomplikowania. Wiąże się to oczywiście z pewnymi wadami – na przykład wymaga nieco umiejętności, by dobrze ją skonfigurować, a także jest to narzędzie płatne.
Tego typu narzędzia najlepiej pokazują swoje umiejętności, jeśli działasz w organizacji, która operuje na kilku frontach lub wykonuje wiele zadań jednocześnie. Część pracowników może nie chcieć z nich korzystać, jako z “utrudniających” wykonywanie podstawowych zadań, jednak po jakimś czasie większość docenia korzyści wynikające z możliwości obserwowania, jak dany projekt rozwija się i zbliża do końca. To poprawia efektywność, która przecież w nowoczesnych firmach liczy się najbardziej.
Link
Narzędzia do zarządzania finansami
Może się to wydać dziwne, jednak wiele firm przez lata korzystało do zarządzania finansami z arkuszy kalkulacyjnych z programów takich jak Excel. Choć posiada to niewątpliwe zalety, rozwój oprogramowania do kontrolowania wydatków zostawił poczciwe arkusze daleko w tyle.
Narzędzia technologiczne obejmują nie tylko takie opcje jak trzymanie w ryzach wydatków, ale także możliwość trzymania w jednym miejscu faktur, również tych wykorzystywanych na służbowych spotkaniach. Dzięki temu kontakty z księgowością będą znacznie łatwiejsze.
Podsumowanie
Wiele firm w okresie pandemii poszukuje nowatorskich rozwiązań w celu poprawy działania poszczególnych działów. Nowoczesne technologie pozwalają na poprawę zarządzania projektem, komunikacji w firmie czy nawet na ograniczanie niepotrzebnych wydatków. Warto przetestować przynajmniej kilka z nich, by odnaleźć te, które najlepiej sprawdzą się do twoich potrzeb i celów.
