Firmy 3 min lektury executive

Opieka nad teczkami personalnymi

red/tb Dział: Firmy
Opieka nad teczkami personalnymi
EXECUTIVE BRIEF Kluczowe wnioski dla zarządu • Raport rynkowy
  • Główny wymiar analityczny: Kiedy mowa o dobrym pracodawcy to ważne jest nie tylko to co robi specjalnie dla pracowników, ale również to jak wywiązuje się...
  • Wymiar strategiczny: Weryfikacja modeli biznesowych, ekspozycji ryzyka oraz zgodności z otoczeniem prawno-podatkowym.
  • Rekomendacja dla kadry zarządzającej: Materiał sektorowy (Firmy). Szacowany czas zapoznania: 3 min lektury executive.

Kiedy mowa o dobrym pracodawcy to ważne jest nie tylko to co robi specjalnie dla pracowników, ale również to jak wywiązuje się on z ustawowych obowiązków lub stworzonego prze siebie regulaminu pracy.

Ważne zatem są też sprawy podstawowe, takie jak terminowe wypłaty, przestrzeganie godzin pracy, przestrzeganie zasad BHP czy dbanie o dokumentację pracowniczą. To ostatnie, traktowane marginalnie, wbrew pozorom stanowi spore wyzwanie, ponieważ teczkę personalną pracownika trzeba przechowywać aż 50 lat!

Powyższy obowiązek nakłada ustawa na wszystkich pracodawców. Odnosi się on do wszystkich zatrudnionych, bez względu na czas zatrudnienia, ani na wiek pracownika. 50 lat to bardzo długo. Niewiele przedsiębiorstw ma tak długi staż funkcjonowania, ponieważ bardzo duża ich część wcześniej przestaje istnieć. Dzieje się tak z różnych powodów, choćby dlatego, że wiele działań ma charakter celowy i po jego osiągnięciu przedsięwzięcie zostaje zlikwidowane. Jednak dokumentacja pracownicza, mimo zamknięcia przedsiębiorstwa, musi być dalej archiwizowana. Jak rozwiązać ten problem?

Jest na to wiele sposobów. Najpewniejszym, najrzetelniejszym i najbezpieczniejszym jest powierzenie archiwizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą w outsourcing. Istnieje wiele przedsiębiorstw, które tym się zajmują. Warto jednak skorzystać z takich, które dysponują doświadczeniem w tym zakresie. Znaczący udział w rynku zarządzania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej ma na przykład OSG Records Management. Spółka stworzyła dla pracodawców specjalny produkt - e-teczka personalna - przeznaczony dla kadr i działów zarządzania zasobami ludzkimi. Usługa została doceniona Medalem Europejskim przez Business Centre Club.

„Powierzenie dokumentacji pracowniczej w outsourcing to oszczędność czasu, pieniędzy i zapewnienie bezpieczeństwa, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do teczek pracowniczych." - Wyjaśnia Jolanta Augustyniak Dyrektor Generalna OSG na Europę Środkowo-Wschodnią. - „Oszczędność czasu jest możliwa dzięki doskonale zorganizowanej archiwistyce, umożliwiającej udostępnianie wybranych dokumentów przez 24 godziny na dobę. Doświadczenie, które posiada OSG, pozwala na bardzo tanie przechowywanie dokumentacji, z pewnością taniej niż kiedy to zadanie organizacja realizuje sama. Potrafimy też zadbać o bezpieczeństwo, co w przypadku teczek personalnych zawierających poufne dane jest bardzo ważne. OSG zajmuje się z powodzeniem archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją już od ponad 40 lat, co jest doskonałą rekomendację odnośnie bezpieczeństwa w przeszłości, również w sytuacji, kiedy pracodawca zlikwiduje swoją działalność."

Standard Weryfikacji Redakcyjnej BiznesCiti.com

Zespół Analityczny BiznesCiti.com

Materiał opracowany i zweryfikowany w oparciu o oficjalne komunikaty KNF, raporty giełdowe ESPI, dane GUS/NBP oraz depesze agencyjne ISBnews. Masz komentarz ekspercki lub komunikat ze spółki?

Kontakt z redakcją →

Komentarze Praktyków i Doradców Gospodarczych

Wszystkie ekspertyzy w Hubie Opinii →

Powiązane analizy dla zarządów

Więcej w dziale →
PULS RYNKU BIZNESCITI Aktualizacja: 14.11.2026 22:40

Monitor Instytucjonalny i Giełdowy

Własne depesze faktograficzne BiznesCiti.com na bazie komunikatów KNF, raportów ESPI / PAP Biznes, ISBnews, GUS i NBP.

Puls Biznesu
14.11 20:07

Jakie tematy gospodarcze przyciągnęły uwagę młodego pokolenia ekonomistów? Zainteresowały ich przede wszystkim mechanizmy giełdy, geopolityczne koszty wojen, psychologia długu oraz…

PAP Biznes / ESPI
14.11 18:48

MADKOM SA (22/2026) Inne informacje

PB Inwestor
14.11 18:40

Łukasz Prokopiuk, analityk DM BOŚ, obniżył z "kupuj" do "sprzedaj" rekomendację dla akcji Grupy Azoty tłumacząc to znacznym pogorszeniem otoczenia makroekonomicznego.

Puls Biznesu
14.11 18:16

Odmowa podpisania ustawy oznacza faktyczne wyrzucenie jej do kosza, żadna rządowa większość nie ma przecież szans na zebranie do przełamania weta trzech piątych poselskich głosów.

PB Inwestor
14.11 17:00

Rada dyrektorów Nvidii wybrała Colette Kress na tymczasową prezeskę w momencie, w którym firma zmaga się ze skutkami rezygnacji Jensena Huanga w obliczu skandalu z udziałem…

PB Inwestor
14.11 14:00

Tomasz Rodak, analityk z Domu Maklerskiego BOŚ, obniżył o 41 proc. do 506 zł cenę docelową akcji spółki Creepy Jar, ale podtrzymał rekomendację "kupuj". Ma cztery argumenty.