Porozumienie dwóch gigantów

Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Poczta Polska po zakończeniu testów, ogłosiły gotowość do wdrożenia m.in. elektronicznego potwierdzenia odbioru. Ma to w istotny sposób przyczynić się do skrócenia obiegu korespondencji. W perspektywie elektronizacja obejmie także komunikację do klienta. Poczta Polska na zlecenie ZUS wysyła średniorocznie kilkadziesiąt mln przesyłek, z czego samych informacji o stanie konta ubezpieczonego - 19 mln. ZUS we współpracy z PP przygotował szereg technicznych rozwiązań, które mają usprawnić proces wysyłki przesyłek i kontakt pomiędzy instytucjami. Obsługa korespondencji wiąże się z każdorazowym tworzeniem rejestrów korespondencji, pocztowych książek nadawczych, czy zbiorczych zestawień przesyłek.

Od połowy 2011 r., w miejsce papierowego rejestru korespondencji, powstał rejestr elektroniczny. Papierową książkę nadawczą zastąpiła książka elektroniczna, a w miejsce papierowego zbiorczego zestawienia przesyłek - zestawienie elektroniczne. Obecnie do placówek pocztowych w formie papierowej przekazywane są jedynie nadawane przesyłki. Natomiast ich potwierdzenie, już w formie elektronicznej, jeszcze tego samego dnia przekazywane jest do ZUS. ZUS wspólnie z PP przetestował dodatkowo Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru, w ramach którego w formie elektronicznej przekazywane są informacje o odbiorze przesyłki, dacie awiza, czy dacie zwrotu. Rozwiązania te są możliwe do wdrożenia już na początku kwietnia. Warunkiem jest zmiana zapisów m.in. w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz Kodeksie Postępowania Cywilnego. Równolegle trwają wspólne prace obu instytucji nad wdrożeniem elektronicznych usług w ramach procesu reklamacji przesyłek oraz rozliczania faktur.

- To jednak nie wszystko - zapowiada Dariusz Śpiewak, wiceprezes ZUS ds. IT. - Przed nami perspektywa elektronizacji samej korespondencji kierowanej do klientów ZUS, integracja płatności elektronicznych ZUS w zakresie obsługi składek na ubezpieczenia społeczne oraz udostępnienie elektronicznych usług świadczonych przez Zakład za pośrednictwem Poczty Polskiej. Elektronizacja bowiem, poza oczywistymi oszczędnościami, to szybsze dotarcie z informacją do naszych klientów - dodaje. - Mocno inwestujemy i rozwijamy segment e-usług pocztowych. Już dziś nasi klienci korzystają z przesyłki hybrydowej łączącej e-mail z tradycyjnym listem. W tym roku wejdziemy na rynek z e-listem i e-znaczkiem - mówi Janusz Wojtas, członek zarządu PP.

{jumi [*9]}