Menu
A+ A A-

Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w firmie? Wyróżniony

Pojęcie i koncepcja automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) obejmuje działania podejmowane w celu zastąpienia, ulepszenia lub usprawnienia (wsparcia) pracy realizowanej przez człowieka Pojęcie i koncepcja automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) obejmuje działania podejmowane w celu zastąpienia, ulepszenia lub usprawnienia (wsparcia) pracy realizowanej przez człowieka mat.pras

Automatyzacja procesów biznesowych jest obecnie jednym z najbardziej skutecznych i efektywnych sposobów na przeprowadzenie udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Wdrażając ją, firmy mogą liczyć na szereg konkretnych korzyści, mierzalnych i odczuwalnych zarówno praktycznie bezpośrednio po wdrożeniu, jak i bardziej długofalowych, przekładających się na wyniki finansowe i realizację strategicznych celów biznesowych. Mówimy tu przede wszystkim o zwiększeniu wydajności i podniesieniu jakości pracy, szybszej obsłudze procesów wewnętrznych i zewnętrznych, oszczędnościach czasu i pieniędzy, jak również zdjęciu z barek pracowników monotonnych czasochłonnych czynności, które niepotrzebnie zabierają ich czas i energię, a co więcej są wyjątkowo podatne na tzw. błędy ludzkie. A ponieważ automatyzacji można z powodzeniem poddać nie tylko pojedyncze czynności, elementy danego procesu, a również przepływ (workflow) zadań, dokumentów i informacji w ramach danego scenariusza biznesowego, może ona diametralnie odmienić poziom uporządkowania, transparentności i optymalizacji działalności operacyjnej firmy. W efekcie, przedsiębiorstwo zyskuje możliwość lepszego skupienia się na generowaniu biznesowej wartości dodanej i osiągać na tym polu znacznie lepsze rezultaty, korzystając z oręża w postaci automatyzacji procesów.

Automatyzacja procesów biznesowych - czym jest i na czym polega?

Pojęcie i koncepcja automatyzacji procesów biznesowych (z ang. Business Process Automation, w skrócie BPA) obejmuje działania podejmowane w celu zastąpienia, ulepszenia lub usprawnienia (wsparcia) pracy realizowanej przez człowieka. W tym celu wykorzystywane są nowoczesne i prawdziwie innowacyjne technologie i mechanizmy z zakresu automatyzacji, robotyzacji, digitalizacji i zarządzania procesami, które są obecne jako integralna część wysokiej klasy systemów dla biznesu klasy BPA. Kluczowym czynnikiem, dla którego tak wiele myślących przyszłościowo i dbających konkurencyjność firm decyduje się na wprowadzenie automatyzacji, jest szansa na znaczące zwiększenie efektywności codziennej pracy, a przez to możliwości i potencjału biznesowego przedsiębiorstwa. Wśród głównych celów wdrażania automatyzacji są też często wspominane: poprawa płynności funkcjonowania organizacji, redukcja kosztów prowadzenia działalności operacyjnej, jak również podniesienie poziomu zadowolenia klientów ze świadczonych przez firmę usług i satysfakcji pracowników z bardziej nowoczesnych i przyjaznych warunków codziennej pracy.

Kluczowym pojęciem z zakresu automatyzacji jest proces. Od strony teoretycznej, rozumie się go jako czynność lub sekwencję powiązanych ze sobą czynności, która przekształca stan wejścia w stan jego wyjścia. W przypadku wprowadzenia automatyzacji, wszystkie procesy realizowane przez firmę zostają (a przynajmniej powinny być, aby uniknąć tzw. cyfryzacji bałaganu) przeanalizowane, przemyślane i dokładnie zdefiniowane, a ich przebieg zamodelowany i skonfigurowany za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Automatyzacji najczęściej i w pierwszej kolejności poddawane są te obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, które wymagały do tej pory dużych nakładów powtarzalnej, nisko skomplikowanej, monotonnej (a przez to w praktyce nużącej i wyjątkowo podatnej na tzw. błędy ludzkie) pracy. Im bardziej schematyczny i prosty proces, jaśniej i bardziej jednoznacznie zdefiniowane reguły i sposób jego obsługi oraz im częściej powtarzane są dane czynności, tym automatyzacja procesów biznesowych ma większy sens i zdecydowanie warto ją wdrożyć, a co więcej – tym większe prawdopodobieństwo szybkich rezultatów i pierwszych sukcesów (tzw. quick wins). Takie „małe zwycięstwa” są bardzo dobrą podwaliną i ogromnym ułatwieniem przy kolejnych, większych pod kątem skali, zakresu czy znaczenia projektach wdrażania automatyzacji. W praktyce, mogą skutecznie zapoczątkować udaną cyfrową transformację w organizacji, która z czasem kompleksowo ją zmodernizuje i usprawni. Docelowo, stawka może być więc naprawdę wysoka, ale można z powodzeniem sięgnąć po nią, wykonując najpierw małe, bezpieczne i przynoszące szybkie korzyści kroki.

Dlaczego warto automatyzować procesy biznesowe w firmach i organizacjach?

Według badań, aż 80% procesów biznesowych realizowanych przez współczesne firmy i organizacje można z powodzeniem poddać automatyzacji (wg użytkowników systemu WEBCON BPS w praktyce ok. 90% scenariuszy biznesowych można z powodzeniem zautomatyzować w ramach jednej platformy). Automatyzacja procesów biznesowych sprawia, że procesy stają się wydajniejsze i szybsze w realizacji, co doskonale widać w opublikowanym w czerwcu 2020 r. przez Forrester dokumencie The Total Economic Impact of WEBCON BPS – połączenie automatyzacji z OCR i AI pozwala organizacji o 87% usprawnić realizację procesów biznesowych, zaoszczędzić ponad 21 tys. godzin pracy zatrudnionych osób oraz zaoferować firmom 113% zwrot z inwestycji (ROI).W przypadku 53% organizacji tworzenie bardziej skutecznych i wydajnych procesów wewnętrznych jest czynnikiem, który napędza cyfrową transformację przedsiębiorstwa, w której udział jest obecnie swoistym "być albo nie być" w wymagającym, coraz bardziej napędzanym przez nowoczesne technologie świecie biznesu.

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych pozytywnie wpływa na niemal każdy obszar funkcjonowania firmy, przynosząc jej liczne, wymierne korzyści. Wysokiej klasy platformy do automatyzacji procesów biznesowych są w stanie obsługiwać bardzo różne procesy. Do typowych zadań, które można za ich pomocą automatyzować należą m. in.: obieg akceptacji faktury kosztowej, udzielanie urlopów, obsługa delegacji czy wniosków zakupowych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby za pomocą oprogramowania BPA wdrażać personalizowane i niestandardowe procesy (np. otwarcie salonu sprzedaży). Oprogramowanie pozwala na tworzenie nawet tak skomplikowanych rozwiązań, jak system CRM, a utworzone rozwiązania łatwo przenosić ze środowiska deweloperskiego do produkcyjnego.

Korzyści płynące z wdrożenia automatyzacji doceni praktycznie każdy pion biznesowy w firmie, w którym dzięki cyfryzacji możliwe stanie się przyspieszenie obsługi procesów, zwiększenie wydajności pracy, wyeliminowanie tzw. błędów ludzkich, poprawa bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz zmniejszenie ilości pomyłek administracyjnych. Wszystko to pozytywnie wpłynie na jakość i sprawność funkcjonowania. Automatyzacja pozwoli także skutecznie uniknąć strat finansowych i wizerunkowych wynikających m. in. z przeoczeń terminów płatności czy pominięcia istotnych dokumentów.

Oprogramowanie dla firm do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych w firmie wymaga nie tylko posiadania odpowiedniej wiedzy procesowej, właściwego zaplanowania poszczególnych działań oraz obrania adekwatnej strategii wdrożeniowej. Niezbędny jest także wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych, które dysponuje kluczową funkcjonalnością z punktu widzenia współczesnych organizacji i pozwoli wykorzystać pełnię możliwości płynących z BPA.

Największą i dynamicznie rosnącą popularnością w środowisku biznesowym cieszą się obecnie nowoczesne i zaawansowane pod względem technologicznym platformy low-code. Jest to dedykowane użytkownikom biznesowym innowacyjne oprogramowanie, które pozwala na automatyzację procesów biznesowych i szybkie, wygodne budowanie (idealnie skrojonych na miarę przedsiębiorstwa, a jednocześnie wysoko ustandaryzowanych) tzw. aplikacji biznesowych – bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem tam, gdzie jest bardziej uzasadnione technicznie lub ekonomicznie. Co więcej, platformy low-code niezwykle skutecznie i wysoce synergicznie łączą w sobie funkcjonalność nie tylko BPA, ale również BPM (Business Process Management), DMS (Document Management System), elektronicznego obiegu dokumentów, workflow, jak również elementy robotyzacji procesów (RPA – Robotic Process Automation). Dzięki temu, z powodzeniem może stać się centralnym środowiskiem do dostarczania aplikacji obsługujących praktycznie każdy scenariusz biznesowy – od procesów wspierających, po kluczowe; od prostych po skomplikowane; od standardowych po specyficzne.

Ponadto, najlepsze aktualnie dostępne na rynku rozwiązania tego typu oferują skuteczne zarządzanie zmianą z natychmiastowymi efektami, co pozwala jeszcze lepiej dostosowywać zarówno dopiero tworzone, jak i już wdrożone w środowisku produkcyjnym aplikacje biznesowe pod kątem nowych praktyk, pomysłów czy dynamicznie zmieniających się wymagań wewnętrznych lub zewnętrznych. Jest to technologia, którą zapewne warto mieć na radarze w erze wszechobecnej cyfrowej transformacji i rosnących oczekiwań rynku.

Powrót na górę

Mapa strony

Biznesciti.com

O biznesie

Przydatne linki

O nas